顧客管理ソフト 手順書

1 初期設定

はじめに、初期設定を行います。

  1. 所有者情報を入力します。この内容が請求書や取扱説明書等に表示されます。
  2. 顧客マスタに登録する工事写真の保存場所を設定します(必須)。「画像フォルダー指定」ボタンをクリックして保存場所を指定します。指定した保存場所がボタン下部に表示されます

  3. データファイルを任意の場所に移動できます。場所変更する場合は、「データファイルの場所を変更する」ボタンをクリックして保存場所を指定します。定期的にバックアップを取る事をおすすめします。
  4. 商品説明書(見積書・請求書・畳仕様書等)に表示される情報を入力します。
  5. 消費税の設定。消費税が変更になった際に入力します。
  6. 入力が終わったら最後に「保存」ボタンをクリックします。

工事写真はデータベースに保管ではなく任意の指定したフォルダに保管します。データベースはこの写真を呼び出す仕組みとなっており、これによりデータベースファイルが大きくなることを防いでいます。



2 マスタ登録

顧客データ入力の際のグループリストの登録、仕入伝票他入力の際の品名マスタ、品種マスタ、ランクの登録を行います。

  • 手動で追加する場合は、右クリックして追加を選びます。
  • 編集する場合は、1回クリックします。
  • 表示順はドラッグして並び替えてください。
  • 「サンプルコード自動作成」ボタンを押すと、サンプルのコードが作成されます。


3 仕入先

仕入先の登録を行います。仕入伝票入力の際に必要です。

  1. 追加ボタンをクリックします。
  2. 仕入先名等の入力をします。
  3. 入力が終わったら確定ボタンをクリックします。


4 顧客マスタ

顧客データ登録

  • 名前入力でふりがな自動入力
  • 郵便番号で住所自動表示
  • 逆に番地を除いた住所入力で郵便番号表示、登録
  • 住所情報より地図表示
  • 工事をした写真がドラッグ&ドロップで複数登録
  • メールアドレス登録でワンクリックでメール起動
  • 図面なども写真で登録しておくことで、次回の工事に生かせます
  • 会社連絡先や家族他連絡先が登録できます

 

(動画:約57秒)


見積書等データの入力と出力

  • 見積もりデータは顧客管理画面より行います
  • 顧客管理画面より任意の施主を選択して、詳細画面を開きます。
  • 「追加」ボタンで手動入力するか、在庫データがあれば「在庫参照」ボタンを押して、使用する在庫を選択して見積もりデータに転記すると自動入力できます
  • 工事部屋・工事日・品名・品種・単価・縁種別・床・その他材料・工事単価・コメントなどを入力し、チェックボックスにチェックを入れて「見積・請求書作成」ボタンを押すと見積書が作成されます
  • 複数の工事部屋があれば、複数の行を選択して、作成
  • 見積書・注文確認書・請求書などそのまま発行可能
  • 畳仕様書は不足するデータを入力することで完成
  • 納品時の注意事項などの発行
  • カビの発生要因や対策などを記載しています。
見積もりデータの入力
(見積もりデータの入力はこちらから)

(動画:約2分38秒)


顧客データ絞り込み

  • 自宅電話、携帯番号、名前、ふりがな で絞り込み
  • 絞り込んだ顧客データで品質の良い商談が可能
  • 工事経過年で絞り込み。過去20年まで対応
  • 更にその中で表替えや新調など追加の絞り込み可能
  • 地区、工務店などグループ名で絞り込み
  • グループ名は追加、変更、並び替えなどに対応

はがき宛名他印刷

  • 絞り込んだ顧客に対して、はがき宛名印刷
  • これにより、例えば5年前のお客様にDMを出すなどきめ細かなサービスが可能となります
  • 印刷後には自動で印刷履歴が記録されます

(動画:約1分20秒)



5 注文受書

顧客マスタで作成した、見積書・請求書の一覧が表示されます。

任意の伝票を選択すると、右側に詳細が表示されます。


 

詳細画面を開くと、見積書、請求書、領収書、畳仕様書、納品時の注意事項等の作成・印刷ができます。


畳仕様書

注文確認書

納品時の注意事項



6 工事履歴

顧客マスタで登録したすべての工事明細が表示されます。

工事明細1件ごとの畳仕様書の作成・印刷ができます。

  • 年表示選択で年ごとに表示します。
  • 月のタブ選択で月ごとに表示します。
  • 工事内容、ランクで絞り込み表示ができます。
  • 任意の明細を選択し開くと、畳仕様書作成画面が表示されます。
  • 作成画面で必要事項を入力し、畳仕様書の印刷ができます。


7 仕入伝票

仕入れた商品を入力します。

このデータが在庫データとして在庫表で表示されます。

  1. 追加ボタンをクリックします。
  2. 「仕入先」で登録した仕入先のCD、または会社名やふりがなを入力しリターンキーを押すと仕入先が入ります。
  3. 品名マスタより対象の品名をクリックすると、右側に品名が入り、仕入明細が作成されますので、仕入枚数、単価、農家名、ランク等の入力をします。
  4. 「+」ボタンからも仕入明細が作成できます。明細を削除する場合は、対象の明細行を選択し「-」ボタンをクリックします。
  5. 入力が終わったら確定ボタンをクリックします。
  6. 一覧表示で任意の伝票を選択すると、右側に明細が表示されます。


8 在庫表

「仕入伝票」で入力したデータが表示されます。

在庫の表示・管理ができます。

  • 仕入日の期間検索ができます。
  • 品名のタブをクリックすると、品名別で在庫が表示されます。

在庫一覧
在庫一覧
  • 注文画面からも在庫一覧が表示され注文枚数を転記できます。
  • 在庫枚数から注文枚数が差し引かれ、在庫枚数が更新されます。

9 データ読込・アップロード

  • エクセルファイル、タブ区切り形式、SYLK形式のデータを読み込みます。外部ファイルではエクセルファイルが簡単です。
  • タブ区切り形式、SYLK形式でのデータ書き出しも可能です。

(動画:約1分22秒)



10 産地在庫

【肥後物産ネット在庫登録されている方対象】

肥後物産ネット在庫の登録がある方は、設定するとネット在庫画面が表示されます。

 


ネット在庫表示条件

 

ネット在庫の表示には、初期設定画面の以下の登録が必要です(右図赤枠部分)。登録がないと表示されません。

  • ネット在庫ログインID・パスワード
  • 「産地在庫」4D内での表示